Save the Date on a wood cube:RELOCATION:  PLANERINGSKALENDER FÖR GLOBAL MOBILITY HR Januari börjar året, februari kommer näst. Mars, april har knopp i håret, maj och juni blommar mest.

 

Visst minns ni väl den här härliga barnvisan och tänk att månaderna har fått andra rubriker än snö och blommor i vårt arbetsliv. När man rekryterar och tar emot utländska talanger så ser vi att året har tydliga fokusområden beroende på omvärldsfaktorer. Vi beskriver dem här så ni kan ha som en lathund. Planering är så enormt viktigt för personalförflyttningar, rekrytering och det kan spara mycket tid, huvudvärk och pengar att flyta medströms istället för att kämpa på i motvind.

 

Januari - lite praktiskt arbete och mycket tid för planering

Efter jul ser vi en hel del inflyttar för de som har familj och de anpassar sin ankomst med terminsstarten. Det innebär att HR måste vara redo med anställningsintyg och stöd med en del praktiska bitar.

 

I huvudsak tas ju detta hand om av experter som vi är och det gör januari till en väldigt bra tid för HR att ha interna möten, planera inför året, sätta upp nödvändiga processer och se till att ni är tillräckligt många för att klara av målsättningarna.

 

Det gäller att ligga i framkant så att ni inte går på underbemanning för länge. Se här några knep för att överbrygga en sådan situation.

 

Februari - skolan är den första pusselbiten

De talanger som flyttar till Sverige med barn förlitar sig ofta på internationella skolor i Sverige. De gör det av olika skäl, de som ska bo här lång tid kanske ser det som en brygga in i Sverige och de vill underlätta för sina barn att lära sig svenska gradvis. Andra behöver stanna i internationella skolstrukturer för att kunna flytta vidare om ett par år utan stora avbrott för barnen. Det finns bra skolor att tillgå, både privata som kostar och kommunala som i vissa fall kan vara tillgängliga för de som bor här kort eller lång tid.

 

MEN det är ju många som vill ha plats och det är begränsad tillgänglighet. I alla år har vi uppmuntrat företag och talanger som vet att de ska flytta hit personer till hösten att söka plats till skola redan på våren och så tidigt som möjligt. Varje klass har olika antal sökande så när en del elever kan få svar kring påsk kan andra få vänta en bit in på sommaren. Det blir det förstås svårt att veta var man bör bo i relation till en skola om man inte får in alla barn på samma ställe och det kanske till och med påverkar om man kan flytta alls. Därför vill man säkra upp flytten med att ha en tidig köplats så att de andra bitarna kan falla på plats.

 

Mars - arbetstillstånd

Vi har en möjlighet att erbjuda snabba arbetstillståndsprocesser för företag utan att ni behöver ha ett kollektivavtal. Men precis som på alla andra arbetsplatser så har Migrationsverket många långhelger på våren och semestrar under sommaren. Det blir förseningar varje sommar. Beroende på vilken typ av tillstånd man söker kan man förbereda med olika framförhållning, allra bäst är det för förstagångsansökningar där man kan ligga i framkant. Återigen vill man stå först i kön eftersom fördröjningar tenderar att bli längre ju närmare semesterperioden en ansökan lämnas in.

 

För att samla ihop allt material och få alla förberedelser för en ansökan på plats och att upptäcka eventuella problem så det är bra att börja ett par månader före den dag man tänker sig att den anställde ska vara på plats.

 

Det är ju inte bara ansökan som ska gå in, personen som får arbetstillståndet ska ju hinna göra biometri också. (enkelt uttryckt - resa till en ambassad för att fotograferas och lämna fingeravtryck för att få det nödvändiga uppehållskortet)

 

De som söker förlängning på sitt tillstånd har också sin semester att tänka på och det kan bli väldigt tråkigt om ansökan “fastnar” hos migrationsverket och de måste ställa in jobbresor eller bröllop och begravningar i hemlandet för att de inte kan resa under ansökningsprocessen.

 

April - sommarsemester och heads up till ert relocation företag

Nu är det dags att se över bemanningen på HR avdelningen och planera sommaren. Som ni vet kommer många av de nya talangerna till sitt nya land under sommaren, vi rekryterar fortfarande med skolåret i ryggen och väldigt många bolag sätter igång med en höstkickoff. Det är som en professionell skolstart. Det innebär att talangerna landar under juni, juli, augusti för att vara startklara till hösten.

 

Dessa talanger möter Sverige och storstäder utan bilar, stängda restauranger och väldigt tomma kontor. Relocation bolagen har sin absoluta högsäsong och det med många HR på semester och extremt tunt bemannade myndigheter som vi behöver för att ansöka om personnummer, etc.

 

Det är inte ovanligt att rekryterarna har nämnt work life balance som en del i det fina med Sverige. Det är nu det är upp till bevis att man kan ha kakan och äta den och att de som kommer får ett fint välkomnande och att det går ju alldeles utmärkt med lite planering.

 

Talangerna behöver hyreskontrakt signerade, och en del underlag för att kunna folkbokföra sig. Det är också bra att tänka igenom hur man ska stötta sin nya kollega med betalningar av hyra och deposition då det i princip är omöjligt att betala ifrån vissa länder.

 

Det finns en mängd större och mindre måsten som relaterar till flytt till Sverige som alla kan lösas med planering. Det första är att se över sin interna bemanning och så långt det är möjligt se till att ingen behöver arbeta under semestern.

 

Relocation företag är väldigt tacksamma för information tidigt om vem som är på plats för att hantera de olika bitar som inte kan vänta till hösten.

 

Det är mycket att förbereda inte bara för det lokala teamet utan även för den som flyttar. Nimmersion har flera bra program på sin hemsida som stöttar i processen. Ni hittar online programmen här där vårt fokus är att hjälpa dem att fungera och lyckas på jobbet - Professional Inspiration och att fortsätta med eller kanske påbörja en god vana och en hälsosam livsstil Healthy Relocations.

 

Maj - tak över huvudet och nu börjar det ta längre tid hos myndigheterna

Redan i maj märks de korta veckorna av precis när man har som mest att göra är mycket stängt. Efter påsk, pålitligt som en Schweizisk klocka, kommer husen ut på marknaden. Det är ungefär då familjer berättar för sina barn att de ska flytta från Sverige och då kan husen också börja visas för presumtiva hyresgäster.

 

De som har varit ute i god tid är redan oroliga men det är nu det händer. Möjligheterna tar fort slut och fönstret stängs senast vid midsommar. Säsongsvariationer är mycket mindre när det gäller bostäder för singlar och par men bostäder som lämpar sig för familjer är i princip helt borta nu. Varför då kan man undra - jo, hyresvärdarna som i sin tur ska pricka in ett skolår i ett annat land vill ha allt klart före sin semester för att kunna fokusera på sitt nästa steg. Det är en hektiskt period och en strid på kniven om de få bostäder som finns. Begå inte misstaget att prova er fram med hyresnivåer och funderingar om ni ska skriva på hyreskontraktet endast i absoluta nödfall. Att komma in i matchen sent i säsongen kräver så mycket mer, både att tvingas ta kostnader som man inte kanske behöver tidigt i säsongen men också att ha tröttat ut och oroat sin anställde. Vi ser mycket förflyttningar mellan bolag och vi kan kanske dra vissa slutsatser om hur folk trivs men framförallt ser vi att de företag som gör flytt och onboarding lätt och smidig för sina anställda också förlorar färre talanger än de som hoppas att de ska klara sig själva.

 

Redan i maj börjar tempot gå ner på en del myndigheter och det kan lätt bli fördröjningar. Därför har man glädje av allt planeringsarbetet som man gjort tidigare under året. Detta är särskilt viktigt på företag där man rekryterar många eller där HR avdelningen är liten. Även HR behöver lite semester på riktigt! Det innebär inte bara att jobba intensivt för att kunna vara ledig men det gäller också att TA LEDIGT - läs här om några knep att ta till för att vila upp sig inför hösten.

 

Det kan verka helt överdrivet att tänka på alla de som ska lämna sina boenden under sommaren men nu är det hög tid. För det första måste man pussla ihop alla semestrar med ett datum som fungerar för både hyresvärd och hyresgäst. Det kan vara knivigt om man planerar för sent. Dessutom så är den största tvistepunkten oftast städningen och att få tag på en städfirma mitt i sommaren kräver god framförhållning. Att ha flyttlasset och städfirman på plats samtidigt är inte önskvärt från någon av parterna som inte kan arbeta effektivt. Alltså kan en utflytt ta flera dagar och ju större bostaden är mer tid krävs för att det ska bli en perfekt överlämnig mellan hyresgäst och hyresvärd.

 

Flyttfirmor har också vansinnigt mycket att göra under sommaren och för varje vecka man väntar med att beställa deras tjänster desto dyrare blir det och i vissa fall kanske det inte ens går.

 

Juni - sy ihop säcken inför semestern

Det är nu det börjar bli skarpt läge, för att kunna ta en vettig semester bör HR ta fram allt underlag som kommer att krävas under sommaren för ett varmt mottagande. I de fall ni täcker upp för varandra, se till att ge varandra giltiga fullmakter att agera i varandras namn och utfärda ställningsfullmakter för att exempelvis signera kontrakt. Här finner ni fler tips vad man bör berätta för sina nya talanger så de vet vad de kan vänta sig under sommarmånaderna.

 

Det är nu man bör som avdelning vara helt på det klara med vem som gör vad och när. I de fall man inte har kunskapen hos flera personer så är det hög tid att tala med relocationfirman och se till att förbereda alla flyttar inför hösten. På så vis behöver bara det som är akut på riktig bli hanterat som något alldeles oförutsett.

 

Skapa en tydlig tågordning, dokumentera det och dela det med både era leverantörer, partners, kollegor och de som ni välkomnar till ert kontor. Då bespar ni alla massor av tid att försöka klura ut vem som gör vad, varför och när.

 

När man är beroende av myndigheter som har sitt eget tidspussel att ta hand om så är det viktigt att ge dem allt underlag de behöver för att de ska kunna fatta beslut eller åtgärda ansökningar och det gäller allt från arbetstillstånd till folkbokföring. Att göra saker ordentligt och i tid blir extra viktigt när tid är hårdvara.

 

Juli - finnas på plats för kontraktskrivning, hyresbetalningar och depositioner

Under juli månad så är det ofta väldigt hetsigt att få kontrakt på plats och i de fall en anställd förväntas att ta hand om sitt eget boende så är denna månaden störst risk att bli lurad. Vid det här laget är talangen desperat och har gått miste om många alternativ till förmån för de sökande som har ett företag som stöttar dem och signerar kontraktet.

 

If you Snooze you loose

 

tänker de sökande vid det här laget och att besvära hyresvärdar med kontrollfrågorna släpps till förmån att komma före andra intressenterna. Vi hör ofta hyresvärdar säga att om ni inte signerar före kl. 12 så ger vi det till någon annan. Det är sällan de bästa hyresvärdarna som gör så men en person som har letat länge och signerar sitt eget kontrakt går lätt i den fällan.

 

Precis som att vi har taxivärdar på Arlanda så är HR eller relocation bolaget den säkerhetsventilen som sorterar ut de många illegala uthyrningarna som finns på marknaden. De som har en låg budget är särskilt utsatta för detta då de inte har mycket att välja på under marknadspris.

 

Även lagliga och bra kontrakt har ofta en hyresvärd på andra änden som vill ha saker klart och i allmänhet har de alternativa hyresgäster om det inte går undan. Därför gäller det att den som signerar har rätt att göra det och står med på registreringsbeviset eller kan visa en fullmakt. Om en sådan person inte finns att tillgå under dessa kritiska veckor så kan man enkelt lösa det genom en fullmakt som man ordnat redan före semestrar.

 

Den största dagen för in-och utflytt är månadsskiftena i juli och augusti. Från många länder är det i princip omöjligt att betala hyra och deposition utan enorma kostnader och bankkonto i Sverige kan ta sin lilla tid att få på plats. Vad sägs om att Brasilien tar 22% i transaktionskostnader för en utlandsbetalning till exempel? Därför är det verkligt bra att hjälpa sina rekryter så de också kan få nyckeln till bostaden - många hyresvärdar kräver det innan de släpper in hyresgästen. Vi har sett exempel på när kompisar och blivande kollegor fått swisha in hyran när de landar eftersom internationella transfers ofta kan ta några dagar eller längre. Utan kvitto - ingen nyckel säger många hyresvärdar.

 

 

Augusti - ta emot rekryterna och var beredd på att lite grus i maskineriet

Nu är det showtime både för de nya talangerna, rekryterarna, teamen och HR. Samtidigt kan huvudena snurra på talangerna med en mängd privata små svårigheter. Det tar en evig tid att få personnummer, till både den egna och lönekontorets irritation. Det är kanske inte i sin ordning men helt normalt eftersom handläggningstiderna kan bli upp till 12-16 veckor för att få personnummer.

 

MEN??

 

Hur kan det vara möjligt undrar ni. Jo, det undrar vi också men det är likväl så det har varit de senaste året. Det är inte konstigt att det inte upplevs som en god start i Sverige att vara här utan personnummer. Det är mycket som är svårt inte bara för individen utan även för företaget. Här kan företaget gå in och agera krockkudde. Läs mer om tips om “undantagen” som kan behövas för att det ska flyta på här.

 

För att er onboarding ska vara riktigt lyckad kan ni också erbjuda dem en Orienteringsdag.

 

Hjälp dem inte bara på kontoret utan berätta också hur det är att bo i Sverige och gå igenom praktiska saker. Visa dem runt i stan eller i deras förorter. Man kan göra mycket på några timmar och förklara hur man går till doktorn, engagerar sig i skolan, hur medföljande söker jobb, vilka regler det normalt sett är i ett hus - beskriv de tysta överenskommelserna som finns överallt i ett nytt land och som kan ta många år att klura ut. Många företag gör det själva eller beställer en local orientation som en del av sitt onboarding program och det gör stor skillnad för upplevelsen för den som flyttar.

 

Det är också viktigt att starten blir bra och för lite inspiration och idéer kan ni läsa mer här om ett fint mottagande.

 

September - nu landar de så sakteliga

Nu börjar alla vara tillbaks på jobbet, de överfyllda mail-korgarna är tömda och jobbet är i full swing. En del administrativa detaljer är kvar och vi som relocationbolag ser att det tar talangerna 3-4 månader längre tid att riktigt komma på plats nuförtiden pga av att det är långa köer hos de lokala myndigheterna. Samtidigt har internetbolag höjt kraven på sina kunder. Om hyresvärden inte har varit villig att låta abonnemangen stå kvar tills de får personnummer så kan detta bli en ganska frustrerande tid, särskilt för respektive som är hemma på dagarna i början.

 

För en del kan det vara svårt att komma igång efter sommaren och vi har tips för HR här och vi har en online kurs som ni kan erbjuda era talanger HÄR som kanske vill jobba lika strukturerat som en del svenska kollegor gör.

 

Oktober - rekryterarna är igång för fullt med de nya talanger kommer till årsskiftet

Här kommer en välförtjänt andningspaus i några veckor före anstormningen av arbetstillståndsansökningar och en ny våg av nya kollegor som kommer efter jul. Vid det här laget vet ni vilka underlag som behövs så ni kan planera väl för nästa ledighet. Många flyttar hem i slutet av december och de nya landar strax efter nyår.

 

För att förbereda en harmonisk jul är det bra att planera redan nu för utflyttarna av de kontrakt som går ut vid årsskiftet. Många el & internet abonnemang har 3 månaders uppsägningstid och att avregistrera sig tar nästan lika lång tid som att komma på plats. En grundlig genomgång om förväntningarna på en utflytt, slutinspektion, städning och överlämning till kollegor både om de lämnar företaget eller bara åker till ett annat kontor kräver sin planering.

 

Vi brukar säga att en utflytt börjar med inflytt. Att ha gjort en ordentlig genomgång vid inflytt kan spara mycket tid och många känslor i slutet. Precis som att vi vill att de kommer hit och får en fin start så vill vi ju att de tar med sin tid i Sverige med sig ut i världen. Tiden i Sverige kan bli ett fint minne. Bråk om att det finns ludd kvar i torktumlaren eller om en lampa verkar trasig (oftast behöver man bara byta glödlampa) kan lämna en tråkig eftersmak. Eftersom ni och ert företag är en del av er employer branding och ni agerar som ambassadörer för Sverige för att att få andra talanger pigga på att komma hit så är avslutet också viktigt.

 

November - bråttom bråttom med WPs för nästa år

Nu har det dragit ihop sig igen och det är hög tid att påbörja arbetstillståndsansökningarna. Ni behöver som sagt inte ha kollektivavtal men trots det måste facket konsulteras kring arbetsvillkoren vilket tar ett par veckor eller mer.

 

Beroende på vilket land rekryterna kommer ifrån så tar det olika lång tid, inte själva tillståndsansökan men att få sitt uppehållskort. En del kan få det i Sverige, andra endast i sitt hemland och när en del får lämna sin biometri (ett fint ord för fingeravtryck och foto) på en ambassad redan när tillståndet har sökts så får man i andra länder endast boka tid för det i de fall ett tillstånd har utlovats. Det gäller att ta vara på alla genvägar som finns tillgängliga på vägen så att ett projekt eller en anställning kan påbörjas i tid.

 

December - nya kollegor som kommer strax efter jul och gamla som lämnar i mellandagarna

Nu kommer nästa spännande period när det kommer en hel del nya kollegor samtidigt som Sverige har ganska stängt. Myndigheter har oftast öppet men med väldigt lite personal på plats. Relocationföretagen brukar vara bemannade genom alla säsonger men även dom har mindre personal på plats och det är förstås svårare att få jobbet gjort när många andra nödvändiga kontakter inte finns tillgängliga och man ofta möts av “out of office” svar eller avstängda telefoner.

 

Precis som i somras är det viktigt att förbereda utflytten noggrant innan den sker så att det går smidigt unde helgerna.

 

Underbart ofta så krävs det få semesterdagar för att få till en långledighet, det kan kräva en del pusslande mellan kollegor och leverantörer för att skapa ett härligt mottagande ändå.

 

Även om HR inte kan vara på plats så kan man luta sig på sitt relocationbolag och en liten sak kan sätta piff på välkomnandet ändå. Ha en lista redo med mysiga saker att göra under helgerna, tipsa både om saker att göra, restauranger, men glöm inte alla de härliga julfilmerna som man kan njuta av under december och ett tips om vart man ser de bästa fyrverkerierna på nyår kan vara väldigt välkommet.